Бюджеты на закупку товаров и коммерческой продукции включают информацию, описывающую эффективность бизнес-процессов компании по закупке и продаже товаров и другой коммерческой продукции. Данный бюджет закупок отражает информацию о закупке товаров и коммерческой продукции с разбивкой по периодам и содержит следующие элементы.
- Объем закупок.
- Покупная цена.
- Общая стоимость приобретенных товаров.
- Инвентаризация товаров и коммерческой продукции.
- Оборот товарно-материальных запасов.
- График платежей за товары и коммерческую продукцию.
- Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности.
- Договоры с предоплатой как доля от общего объема закупок.
Бюджеты на закупку товаров и коммерческой продукции должны включать конкретные остатки товарно-материальных запасов и коммерческой продукции на начало и конец отчетного периода. Сумма покупок формируется за счет продажи продукции. Поэтому остаток товаров и другой коммерческой продукции можно нормировать как фиксированную сумму и количество товаров на начало и конец периода. Эти пайки выделяются лицу, ответственному за отдел закупок. Менеджер по закупкам отвечает за обеспечение соответствия между продажей товаров и продуктов и их закупкой. Так, если норма для складского остатка товара 125 на начало периода составляет 10 000 грн, а количество — 100 штук, и этот остаток является нормой, то план продаж по себестоимости 50 штук составляет 5 000 грн и закупки за этот период должны составить 5 000 грн. Таким образом, если уровень продаж отличается от целевого, то закупки должны быть скорректированы, чтобы соответствовать уровню излишков на конец периода.
Второй способ — зафиксировать остаток запасов как процент от продаж следующего периода. Например, товар под номером 122 регулируется как складской остаток, соответствующий 120% продаж на следующий отчетный период. Затем, когда продажи на следующий отчетный период планируются в размере 10 000 гривен, остаток на складе на начало периода не должен превышать 12 000 гривен.
В этих бюджетных расчетах допускается ошибка планирования, равная 5%. Это означает, что если отклонение от плана превысит 5%, необходимо будет пересмотреть бюджеты и договориться о закупке этих продуктов одновременно с пересмотром бюджета.
Бюджеты на поставку товаров и другой коммерческой продукции могут также включать информацию о затратах на логистику поставок, которые могут включать следующие виды затрат.
- Доставка закупленных товаров и коммерческой продукции на склады хранения
- Страхование товаров перед доставкой на склад
- Таможенное оформление приобретенных товаров
Все эти виды затрат будут включены в бизнес-процесс поставки и должны быть добавлены к стоимости закупаемых товаров или коммерческих продуктов.
Учитывая, что эффективность всего бизнес-процесса закупок зависит от затрат на логистику поставок, рекомендуется вынести показатели эффективности логистики поставок в отдельную таблицу — мини-бюджет — для упрощения составления бюджета на закупку товаров и коммерческой продукции, а также порядка оплаты услуг поставщиков, связанных со стоимостью закупаемой продукции. Если ассортимент закупаемой продукции велик, то мини-бюджет на логистику поставок можно разделить на несколько видов.
- Стоимость транспортных услуг, заложенная в бюджет в счет себестоимости проданных товаров;
- Бюджет таможенного оформления, относящийся к стоимости товаров;
- Бюджет страхования грузов, отнесенный на себестоимость реализованной продукции.
Эти бюджеты должны быть подготовлены в виде показателя стоимости единицы продукции (%) — норматив по отношению к закупочной (продажной) стоимости продукции. На основе этого единичного бюджета рассчитывается бюджет в абсолютном выражении.